Att föra noteringar över körningar med firmabilen kan låta både onödigt och aningen jobbigt. Dock visar statistik att ett företag generellt sett minskar sina kostnader för fordonet med upp till 10 – 20 % vid införande av en digital körjournal. Dessutom är det ur skattesynpunkt viktigt att använda sig av en körjournal och att följa reglerna som finns för detta. Körjournalen används nämligen som ett underlag för att visa hur bilen använts inom företaget.
Vad som noteras i en körjournal
En körjournal kan vara både digital och fysisk. Idag finns det en mängd olika program man kan använda sig av för att beskriva sina resor digitalt. Men det fungerar lika bra med ett vanligt anteckningsblock, även om vissa menar att detta är mindre effektivt. I en körjournal noterar man alla resor som ett företag gör med sitt företagsfordon. För varje resa antecknas:
- Datum
- Avstånd
- plats för körningen
Förutom ovanstående punkter noteras dessutom anledningen till att fordonet använts av den anställde, vilket exempelvis kan vara att hämta eller lämna varor eller att åka ut för att besöka en kund. Förutom anteckningar för alla resor noterar man vid årets början och årets slut hur många mil fordonet har kört, vilket sedan kan jämföras mot resorna som antecknas under året.
Varför man har en körjournal
Så, varför är det då viktigt att föra körjournal över resorna med företagets fordon? Körjournalen fungerar som ett underlag för att visa för Skatteverket att bilen använts på rätt sätt enligt skattelagstiftningen. Det är alltså denna lagstiftning som reglerar hur en körjournal ska föras och vad som är tillåtet för användning av en firmabil. Exempelvis är det bara tillåtet att använda ett företags fordon i privat syfte upp till ett begränsat antal mil. Skulle man frångå detta bryter man mot Skatteverkets regler. Med hjälp av körjournalen kan man bevisa att man använt fordonet på rätt sätt.
För körjournal är det omvänd bevisbörda. Detta innebär att det är den skatteskyldiges uppgift att bevisa att dokumentationen stämmer. För att detta ska gå så smidigt som möjligt, framförallt om företaget har många anställda eller gör många resor, är det många som bytt till en elektronisk körjournal som automatiserar registreringen av resorna.